Любые финансово-экономические программы длительное время работать без обновления не могут. Поскольку постоянно меняются многочисленные факторы – законодательство, проводки, методики расчетов, требования к ведению учета на предприятиях. Программа 1с: предприятие, с которой работает большинство современных организаций, тоже требует постоянного обновления. Не проводить обновление 1с нельзя, поскольку при работе с устаревшей версией возникают ошибки, способные повлечь за собой негативные последствия. 1с: бухгалтерия требует постоянного обновления, поскольку старую форму бухгалтерского отчета не примут контролирующие органы, а неверную форму платежного поручения или налоговой накладной отвергнут контрагенты. Законодательство изменяется постоянное, а обновление 1с помогает оперативно реагировать на все изменения в налоговом законодательстве. Если программист 1с не будет исправлять неточности в программе, то в ней невозможно будет вести полноценный учет. Постоянное обновление 1с также может облегчить работу бухгалтера, путем добавления новых функций.
Обновление всех программ 1с разрабатывает методист по учету и программист 1с. Персонал предприятия должен получить обновления до того, как нововведения и изменения в законодательстве вступят в силу. Разработчик прежде чем выпустить обновления сверяется со специалистами по учету. Обновление 1с не распространяется бесплатно и среди нелицензионных пользователей, за этим внимательно следит разработчик. Поскольку устаревший программный продукт 1 с отстает от законодательной базы и не дает возможности решать поставленные задачи.
Обновление 1 с делится на несколько частей. Самый безболезненный этап – обновление регламентированных отчетов. Такую работу бухгалтеры проводят сами – обновляют вынесенные из программы 1с внешние файлы и отдельные файлы, которые касаются ежеквартальной отчетности в налоговой. Проводить обновление нужно каждый квартал.
Обновление платформы проходит довольно редко – в среднем раз в год или полгода. Хоть оно и не заметно для пользователя, но обойтись без них невозможно. Обновление 1с платформы расширяет возможности работы базы, увеличивает скорость работы программы и уменьшает число совершаемых ошибок. Такие работы связаны с усовершенствованием алгоритмов функционирования программы и техническими изменениями.
Обновление конфигураций проходит обычно чаще других – ежеквартально. Оно связано с изменением в законодательстве, поочередное обновление конфигураций – с устранением ошибок в предыдущем релизе программы. Меняется функционал в той части программы 1с, которая касается пользователя напрямую, происходят радикальные изменения в методике учета. Если конфигурация 1с на вашем предприятии изменена специалистом, который проводил внедрение, то и проводить обновление долженпрограммист 1с. Такое обновление может оказаться сложным для простого пользователя. То же касается отчетов, которые доработал или изменил программист 1с, обновлять программу придется профессионалу. А если на предприятии установлена программа с типовой конфигурацией, то сотрудники могут провести обновление 1с самостоятельно, а некоторые релизы обновятся автоматически без стороннего вмешательства. Может возникнуть вопрос, зачем тогда модифицировать и перепрограммировать конфигурации, если это может усложнить дальнейшую работу с программой и ее обновление. Но решение об изменении типовых конфигураций принимает заказчик после определенного периода эксплуатации 1с: предприятие. И зачастую, для оптимизации работы организации, для улучшения учета и упрощения управления без изменения конфигураций 1с не обойтись.